A tanti di noi piace il film Matrix. Le macchine che hanno controllo su tutto alla fine perdono questo loro potere. Un controllo così ben pianificato e così perfetto non ce la fa a impedire l’emergenza dell’umano che vuole scoprire e cambiare la sua realtà e si ribella contro il sistema che lo imprigiona.

Io credo che queste macchine intelligenti perdano perché pensano che l’umano è controllabile come sé stesse. È anche la situazione di tanti “capi” di oggi che ancora vogliono controllare la loro organizzazione aziendale come se fosse una macchina. Una macchina sofisticata, ingegnerizzata perfettamente per fornire prodotti perfetti.

Le macchine si possono controllare ma i sistemi viventi no. Le macchine sono prevedibili, hanno un insieme di funzioni e comportamenti limitati e di fatto se li conosciamo bene e se sono fatti bene, non ci sorprendono: sono gestibili, sono “sotto controllo”. Si può dire la stessa cosa di una persona che in continuo percepisce, pensa, agisce, cambia?

È da tempo che vogliamo che le organizzazioni siano flessibili e adattive come organismi viventi ma finora abbiamo saputo trattarle solo come macchine.

Abbiamo già cominciato ad analizzare il problema discutendone gli aspetti generali. In questo post scendiamo nel dettaglio: quale struttura potrebbe rendere un’organizzazione più flessibile e più adattabile?

La capacità di auto-organizzazione

La buona notizia è che le organizzazioni non hanno bisogno di imitare gli organismi viventi, lo sono già! E la natura ci fornisce una realtà semplice ma potente: tutti i sistemi viventi hanno capacità di auto-organizzarsi.

Ma che cosa serve l’auto-organizzazione? È un ennesimo trend new-age usa e getta?

Non lo è. L’auto-organizzazione è stata studiata per la prima volta da William Ross Ashby nel 1947. Ashby ha concluso che se un sistema dinamico ha una tendenza verso uno stato “organizzato” allora le dinamiche del sistema andranno verso questo stato aumentando l’auto-organizzazione.

Con auto-organizzazione ci si riferisce a diversi processi di formazione di pattern nel mondo fisico e biologico: dai granuli di sabbia che si assemblano in meravigliose dune, alle cellule che si uniscono per creare tessuti strutturati, ai singoli insetti, uccelli e pesci che lavorano insieme per creare società sofisticate. Che cosa hanno questi diversi sistemi in comune? Il modo di organizzarsi che risulta in una struttura globale e organizzata. Come si organizzano questi sistemi? La struttura globale emerge unicamente dalle interazioni tra gli individui. Cioè una struttura anche molto complessa deriva dall’iterazione di comportamenti sorprendentemente semplici eseguiti da individui che hanno solo informazioni locali.

Tre principi di auto-organizzazione

Nel 1986 Craig Reynolds ha pubblicato 3 principi interessanti dell’auto-organizzazione partendo dall’osservazione degli stormi di uccelli. Vediamo cosa dice Reynolds e che indicazioni trarne nel caso di un’organizzazione.

1 Coesione

Reynolds dice che il comportamento complesso degli uccelli nasce da semplici regole di connessione. L’ordine è un risultato della coesione dei membri del sistema dove il comportamento individuale si basa sullo stato dei vicini. Ognuno determina il proprio comportamento sulla base di ciò che fanno i suoi vicini e sullo scopo collettivo.

Nelle organizzazioni auto-organizzative, le persone devono avere accesso alle informazioni e anche alle fonti stesse delle informazioni che possono essere strumenti vari o altre persone. La conoscenza deve essere condivisa e il contesto lavorativo deve permettere che le persone possano interagire liberamente con i propri colleghi.

2 Allineamento

L’allineamento dà a un uccello la capacità di allinearsi (testa nella stessa direzione e/o velocità) con altri uccelli vicini. La comprensione della direzione da seguire può essere calcolata prendendo come riferimento quelle di tutti i membri vicini, facendo la media delle loro velocità. Questa media è la “velocità desiderata” con cui un uccello si allinea con gli altri.

Anche per un’organizzazione l’allineamento è importante: essere nella stessa “onda” con gli altri sia riguardo la direzione sia riguardo la velocità. Alla fine, tutti gli sforzi organizzativi iniziano con un intento, una convinzione che qualcosa di più è possibile ora che il gruppo è insieme. Uno scopo collettivo che nasce dal basso e apre la strada verso una direzione condivisa può creare una buona base per i principi fondanti della stessa organizzazione verso un’identità organizzativa. È un chiaro allineamento intorno ai principi e agli obiettivi che consente la massima autonomia e soddisfazione degli individui.

3 Separazione

Questa caratteristica conferisce a un uccello la capacità di mantenere una certa distanza di separazione dagli altri uccelli vicini. Questo può essere usato per evitare che i membri dello stormo si accalchino o entrino in collisione tra loro.

Cosa vuol dire separazione nel caso di un’organizzazione? Vuol dire un ambiente che tutela il contributo unico di ogni individuo. Vuol dire che ognuno ha il proprio spazio per esprimersi e sentirsi intraprendente e utile in modo unico per la sua organizzazione. Questo principio può portare una ricchezza enorme perché permette anche di aumentare le competenze complessive dell’organizzazione e renderla più flessibile nei contesti dinamici.

Un anno dopo la pubblicazione della sua prima ricerca, Craig Reynolds ha aggiunto un quarto elemento per la definizione dell’auto organizzazione.

4 Elusione degli ostacoli

Questa caratteristica rappresenta la necessità reagire quando c’è un pericolo. Quando gli uccelli percepiscono che si avvicinano ad un ostacolo e/o un pericolo, l’elusione di tale ostacolo diventa per loro il comportamento principale: prende la precedenza sugli altri tre comportamenti di auto-organizzazione appena discussi.

Per un’organizzazione questo principio corrisponde al poter rispondere ai cambiamenti imprevisti nel contesto esterno dell’organizzazione. Mentre sotto le condizioni normali e quotidiane i comportamenti dell’auto-organizzazione possono essere ben stabili e ben focalizzati verso una direzione condivisa, nel caso di un grosso nuovo evento o un forte cambiamento alle porte sia gli individui sia l’organizzazione stessa, in un modo flessibile e consapevole, hanno una spinta per superarlo e andare avanti.

Qual è il ruolo dei leader?

Uccelli, formiche, pesci… Da soli sono essere viventi semplici ma insieme, con poche regole semplici, creano delle organizzazioni potentissime le quali si ritroverebbero in un caos totale se non ci fossero queste poche e semplici regole. Forse abbiamo ancora molto da imparare da loro. Forse siamo andati avanti nell’evoluzione di alcuni aspetti, ma allo stesso tempo abbiamo perso il significato e il potere della semplicità.

Tutti noi abbiamo dentro questa capacità fantastica di auto-organizzarci con due desideri opposti: il desiderio di stare vicini agli altri e il desiderio di avere il proprio spazio. Sembrano conflittuali ma è il loro insieme bilanciato che svela la nostra capacità di auto-organizzarci.

E qui arriviamo alla domanda principale: a questo punto servono ancora i leader?

La risposta è sì. Dato che la maggioranza dei modelli organizzativi attuali ha ancora gerarchie con ruoli e funzioni ben definiti e con un carattere command & control, solo i leader possono fare i primi passi e impegnare le loro organizzazioni in questo percorso.

Sicuramente ora vi state chiedendo “ma i leader come fanno questi primi passi?” Giusto? Stay tuned! Nel prossimo articolo indagheremo proprio questo aspetto.

Foto: “A murmuration of starlings.” Copyright 2009-2013 ATA Walerian Walawski